ペーパーレス

ペーパーレスのビジネス:それは既にここにあるのですか?トピックに関する私の本物の興奮と私の有能な相手、ラリー・セルツァーの議論の楽しみのためだけでなく、 TalkBacksで行われている魅惑的な議論の

これは、私のデータとの接続性のレベルであり、映画レベルのscifiであり、生産性を大幅に向上させます。

私が一般投票に勝たなかったのにもかかわらず、私たちの賢明な司会者が私に勝利を授与したのは、ペーパーレスムーブメントの基礎が今日あることを証明する良い点を示したからです。私は本当にそれらのビルディングブロックは、自分自身はかなりペーパーレスのオフィスを実行するために配置されていると信じて、私は多くの他の人も知っている。

私の読者の何人かは、ペーパーレスではなく紙なし​​ではなく、ペーパーレスという意味で「ペーパーレス」という私の定義について私には少し難しかったです。しかし、私はあなたにこれが単なる推論的な意味操作ではないことを約束します。それは実際に非ペーパーリファレンスから来ました。私はグーグルで「ペーパーレス」を定義し、最初に出てきたのがウィキペディアの定義です。

ペーパーレスオフィスは、紙の使用がなくなるか、または大幅に削減される作業環境です。これは、文書や他の論文をデジタル形式に変換することによって行われます。提案者は、「ペーパーレス」は、コストを節約し、生産性を高め、スペースを節約し、ドキュメントや情報の共有を容易にし、個人情報をより安全に保ち、環境を助けることができると主張しています。この概念は、オフィス外の通信にも拡張することができます。

議論の議論を再開するのではなく、私は上記の定義の各項目に取り組んでいきたいと思います。私は自分のペーパーレスプロセスがどのように機能しているのか少し分かち合い、オフィスや生活の中で圧倒的な紙の存在を減らす創造的な方法を見つけることを他の人に促すことを願っています。

また、私は反ペーパーではないと言いたい。私は実際に紙を愛していますが、欠席は本当に心が成長するようにします。私にとって、ペーパーレスとは​​、紙を自分の人生から完全に切り離すことではなく、紙との正しい関係にあるということです。

紙を減らすための1つのすばらしい方法は、銀行のオンライン請求処理機能を使用することです。小切手を書く、切手を買う、封筒を舐める、またはメールボックスを見つける必要はありません。私は会社のために簿記をしています。私はすべてのベンダーとペーパーレス請求にサインアップしました。

私は座って毎月1日に請求書を払っています。なぜなら、すべての時間に最適な支払い日(毎月28日)がわかったからです。私はベンダーの実行リストを保持し、最新の文をすべてダウンロードするのに数分かかります(準備が整ったという電子メール通知を受け取った時点でまだダウンロードしていない場合、または既に設定されていない場合私の銀行の請求書システムに自動送信する)。

全体のプロセスは1時間もかかりませんが、それは小規模な企業のためです。民間の市民として、おそらく20分で済むでしょう。

主帳ファイルの中にある “Vendor Files”という大きなフォルダ内にある個々のデジタルファイルフォルダにすべてが入っているので、文をファイルフォルダに入れる必要はありません。私は基本的に私の古いファイルキャビネットシステムを私のサーバーに複製しました。

フォルダの整理されたツリー構造を作成することは、ドキュメントのデジタルファイリングで快適に感じる上で重要です。ただし、ファイルに一貫性のある命名規則を使用すると、検索するだけでどこにでも簡単に見つけることができます。たとえば、ファイル名は2013_0812_Verizon_Bill-PAID.pdfとなります。

ゴールドスタンダードのような優れたPDFソフトウェアであるAdobe Acrobatは、ペーパーレスオフィスにとって本当に重要です。それはあまりにも高価な場合は、安価な(そして無料の)代替の束があります。

私が郵便局ボックスから会社のメールを受け取ったとき、私は大きなKespon GuardあなたのIDスタンプを私に持ってきて、すぐにメールを通過します。私は、郵便局の現場で直ちにリサイクルされるすべてのカタログと迷惑メールのアドレスを隠すために、スタンプを使用します。

その紙は私のオフィスには全く入っていません。

紙を減らす

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時々私は、私たちが望んでいないものを誰に送っているのかを書き留めて、私たちがカタツムリのメイルリストから私たちを取り除き、私たちの電子メールリストに追加するように電話をかける時間を取る。 1つの例外は、セキュリティ上の理由から、すべてのクレジットオファーがオフィスに引き取られて細断処理されることです。

ラリー・セルツァー氏は、「電子的な法的文書のために渡されるものは、スキャンされたページのPDFであることが多い」と反論した。しかし、スキャンされたページのPDFは一種のポイントです。

良いスキャナが必要です。私は、Evernoteと本当にうまく統合されたFujitsu ScanSnapが大好きです。これは驚くほど速いデュプレックススキャナです。あらかじめ選別した郵便物を郵便局に戻すと、封筒が開封され、リサイクルされ、その文書はスキャンされ、適切な名前が付けられ、電子的に提出され、その後リサイクルされます。代理人に委任またはエスカレートする必要があるものはすぐにPDF添付ファイルとして電子メールで送信されます。

個人的には、私はケーキを食べて食べることが大好きです。たとえば、私はまだそれらの誕生日のカードとスナップショットとコンサートのチケットと家族の記念品を持っています。彼らはスキャンされて、私のコンピュータに今あります。

ドキュメントの変換

生産性の向上と共有の容易さ

また、私は小規模の工業用のギロチンペーパーカッターを持っています。私はそれを使って棚板を切り取って本をスキャンし、スキャンし、リサイクルしました。私は自由に呼吸することができ、もはや塵のような紙の墓に住む必要はありません。さらに、私は自分のライブラリー全体を私のポケットに入れることができます。

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行動が必要な項目は、自分の電話機のどこからでもアクセスできるToodledo To Doリストに追加されます。私が外出している間に(もし友人が予定された活動に到着するのを待っている間に)余分な時間があれば、そのうちの1つか2つを遠隔で扱うことができます。

スペースを節約する

私にとって、ペーパーレスとは​​、紙を自分の人生から完全に切り離すことではなく、紙との正しい関係にあるということです。

一度物事がスキャンされ、サーバー上に置かれると、私は自分のデスクトップ、ラップトップ、タブレット、メディアセンター、および電話からそれらにアクセスできます。すべてが私のEvernoteと同期しているので、すべてのことが常に私と一緒です。これは、私のデータとの接続性のレベルであり、映画レベルのSFであり、生産性を大幅に向上させます。

誰かがビジネスミーティングで文書を求めたら、私はそれを掘り起こして後でそれをすることを忘れないでください。自分の携帯電話からリアルタイムでそのメールをメールで送信できます。

私の近くには、200ポンドの紙を25ドルで刈り取る素晴らしい文書スキャンと細断サービスがあります。ファイルのクリーニング(ステープルの除去)とスキャン(私が一時を雇った)の後、400ポンドの紙を巨大な機械で細断して梱包し、フォークリフトでリサイクル施設に運んだ。

彼らはセキュリティに関する私の懸念を満たすために全プロセスを見せてくれました。怪しい爆発だった!あなたのエリアを見て、バルクシュレッダーが利用可能かどうかを確認してください。それは楽しい、それはあなた自身のオフィスのシュレッダーを奴隷にする必要はありません(そしておそらくそのモーターを燃やす)それの価値がある。

弊社の倉庫では、古いファイルボックスが清掃され、スキャンされた後、または法的なアーカイブ期間が終了した後に放置された後、ゆっくりと空になります。

電子文書アーカイブの利点の1つは、容易であるため、7年以上の書類作成を自発的に保存できることです。あなたが何かを隠そうとしているのでなければ、なぜそれを洗い流すのですか?デジタルデータストレージは安価です。

多くの人々は、ハッキング、個人情報の盗難、政府のスヌーピングを心配しています。それは本当の懸念です。クラウドを信頼しない場合は、優れたファイアウォールの内側で2回のオンサイトバックアップを実行し、セーフティボックスのハードドライブにオフサイトバックアップを保存することができます。大企業では、Iron Mountainなどのオフサイトアーカイブサービスを利用できます。

私の主なセキュリティ上の懸念事項は、データの消失、洪水、ハードウェアの故障などがなくならないようにすることです。アレクサンドリアの図書館は焼かれましたが、全体がおそらく1つのアンカー形の親指のドライブに合うでしょう。それが砂漠や沿岸の海で発見され、それが何であるかを知ることができた(そしてファイル形式を読む方法があった)なら、おそらく知識を失ったものすべてにアクセスする方法があるでしょう。

セキュリティ

とにかく私がここに追加する余裕がない森林伐採や紙の浪費を避けることの重要性については多くのことが言われています。とにかく私は合唱団に説教していると思います。私が言うことの1つは、それぞれが紙との正しい関係に移行し、紙の無駄を減らし、圧倒することで、大草原は小宇宙を反映し、世界はより良い場所になるということです。

私はあなたのペーパーレスな冒険にあなたを祈っています。

私は読者の一人、M. Wagerの非常に有意義なディスカッション・ボード・コメントを強調して締めくくりたいと思います。私はちょうど彼のポストから引用します、私はおそらくそれをよく言うことができなかったため

書かれた言葉へのアクセス、芸術作品へのアクセス、あらゆる種類の情報へのアクセスは、ほぼ誰でもどこでもアクセスできます。このユビキタスアクセスのコストはもちろん、技術の必要性です。

環境

しかし、人類は、急速に拡大しているこの種の人間の家族にとって、このアクセスを利用できるようになったことで、ずっと良くなっています。

世界中のすべての電力が突然消えた場合、その情報へのアクセスは失われる可能性がありますが、人間の知識のすべてを人類の大部分に利用できるという利益と、そのリスクをバランスさせる必要があります。

下のTalkBacksであなたのヒントとテクニックを分かち合い、紙を減らすことができます。

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結論